Si bien ir aprendiendo algunos trucos simples de excel ayuda a tener un mejor manejo de este programa tan usado hoy en dia, no será hasta que aprendemos a desarrolar marcos en excel que le podremos sacar todo el juego de este sofware.

En Internet existen infinidad de manuales y tutoriales que nos guían paso a paso. Si prestamos atención a todas las lecciones seguramente llegaremos a ser capaces de entender otros macros, poder editarlos, pero lo mejor de todo, crear nuestros propios macros en excel para usarlo según nuestras necesidades.

Aprende a desarrollar macros en el siguiente enlace

Puede llegar el momento que necesites cambiar esos enlaces. Por ejemplo pudiste en su momento haber echo un enlace de una foto en tu planilla, y ahora quieres cambiar la ruta de acceso de esa foto. Excel te permite cambiar esa ruta de enlace de la siguiente manera:

• - Selecciona en el menú “Edición” à Enlaces.
• - Selecciona los enlaces que quieras modificar
• - Clic sobre cambiar ruta. Ingresar ahí la nueva ruta de la imagen.
• - Clic en OK

Si necesitas cambiar el nombre de registración del programa, seguí los siguientes pasos:

• Elegí el menú Herramientas. Después hacer clic en Opciones.
• Una vez allí, seleccionar la solapa “General”.
• Simplemente tendremos que cambiar el nombre que aparece ya escrito, por el nuevo que queramos en el campo de texto “Nombre de Usuario”.

• Aceptar los cambios.

Para convertir una columna en una fila, evitando tener que mover los datos manualmente, texto por texto, seguimos estos pasos:

- Estos serán los datos ingresados en filas que vamos a convertir en columnas.

- Seleccionamos el contenido de estas.

- Copiamos el contenido: Edición –> Copiar

- Nos posicionamos con el cursor, en el lugar donde queremos que se realice la “conversión”, en el ejemplo me ubique en la fila numero 8.

- Pegamos el contenido: Edición –> Pegado especial

- La siguiente ventana aparecerá, en la cual debemos activar la opción “Transponer”. Aceptamos.

Este sera el resultado …como podemos ver en la fila numero 10, los datos de la columna “A”, fueron convertidos exitosamente en la fila 10….

En el caso que queramos hacer a la inversa …

- Seleccionaremos las celdas que deseamos convertir

- Copiamos el contenido: Edición –> Copiar

- Nos posicionamos con el cursor, en el lugar donde queremos que se realice la “conversión”, en mi caso me ubique en la fila numero 14

- Pegamos el contenido: Edición –> Pegado especial

- La siguiente ventana aparecerá, en la cual debemos activar la opción “Transponer”. Aceptamos.

- Y este sera el resultado final …podemos apreciar…que los datos fueron ubicados en filas.

Sin embargo, en ocasiones no necesitas enviar la hoja entera, sino sólo una parte específica.

No hace falta que guardes la selección en otra hoja nueva y la envíes por correo, ya que es posible hacerlo de la siguiente manera:

- Abrimos la hoja de Excel en la cual vamos a aplicar el ejemplo, se puede ver que pintamos la parte que queremos mandar por e-mail de color gris.

- Realiza la selección de la parte que quieres enviar de la misma manera que siempre. Puedes seleccionar cualquier elemento de Excel, incluso una gráfica.

- Selecciona en el menú de Herramientas  “Archivo” à “Enviar a” à Destinatario de Correo”.

- Se abrirá una ventana de Outlook que contiene el encabezado de un correo normal y el cuerpo la hoja de Excel, en la que estabas trabajando.

Observa que hay un icono en la barra de herramientas “Enviar a”, que cambiará en el caso que hayas hecho la selección.

En este caso pondrá “Enviar esta selección”, pero si anulas la selección pondrá “Enviar esta hoja”, y así según lo que quieras enviar.

Pulsa sobre ese botón y el mensaje se enviará con dicha selección.

…¿Sabías que podes escribir el mismo texto en varias hojas al mismo tiempo?

Una opción es escribir el texto en la primera hoja para, después, copiarlo y pegarlo en las restantes. Pero si se trata de un documento con demasiadas hojas, puede que esta tarea te acabe resultando agotadora.

Hay otra forma de hacerlo más rápido y de una sola vez,  veamos como:

- Abri Excel. Aparecerá un libro nuevo y vacío.

- Presiona la tecla CTRL y, sin soltarla, haz clic en la Hoja 1, la Hoja 2 y la Hoja 3…soltar la tecla CTRL recien al terminar.
Vemos que al hacer clic en las Hojas, estan tomarán un color blanco de fondo…

- También notaremos que momentaneamente se agregará al titulo de nuestro documento la palabra “GRUPO”

- Ahora, haz clic en la celda A1 de la Hoja 1 y escribe un texto de prueba, por ejemplo: Este texto aparecerá en todas las hojas.

- Por último, comprobamos que en la Hoja 2 y la Hoja 3 aparece el mismo texto y en la misma casilla de la Hoja 1.

Hoja 2	Hoja 3

Esa necesidad se podría dar cuando tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamaño de la letra, color, en una celda y queremos utilizar ese mismo formato en otra celda con diferente información.

A modo de ejemplo, tenemos una planilla donde en la columna “A” hay una cantidad de datos con diferentes formatos (tipografía-tamaño de letra-etc).
En la columna “C” de la misma imagen, hay otra información que queremos que tenga el formato de alguno de los datos de la columna “A”.

Supongamos que ahora queremos utilizar el formato de la celda número 1 de la columna “A”, o sea, que decidimos usar la tipografía, el color de la letra, y el tamaño de la misma para volcarlo a otra celda, sin la necesidad de manualmente darle ese formato.

Las celdas que van a ser modificadas son todas las que se ubican en la columna “C”.

…¿Cómo se hace?…

Esta es una de las maneras que tenemos de hacerlo:

- Seleccionamos la celda de donde queremos tomar el formato a copiar.

- Seleccionamos Edición –> Copiar

- Nos posicionamos y seleccionamos la/s celdas donde queremos aplicar el formato

- Seleccionamos Edición –> Pegado Especial

- Esta pantalla aparecerá, donde se deberá seleccionar la opción titulada “Formatos”, y aceptamos los cambios.

Si se siguieron los pasos correctamente, todos los datos de la columna “C”, van a tener el mismo formato que el de la celda número 1 de la columna “A”.

En el caso que hubiésemos querido aplicar algún otro tipo de formato, el procedimiento sería exactamente igual a lo explicado.

Vídeotutorial “Cómo copiar el formato de una celda a cualquier otra”

Atajos de teclado, para mejorar la productividad

Atajos Sistema Operativo Windows

1. Alterna mostrando-minimizando todas las ventanas activas del momento: Win+D

2. Copiar un Archivo : Ctrl+C

3. Pegar un Archivo: Ctrl+V

4. Cortar un Archivo: Ctrl+X

5. Undo (Retroceder Acción): Ctrl+Z

6. Abrir el Explorador de Windows: Win+E

7. Regresa al Escritorio de Windows: Win+D

8. Para renombrar el archivo seleccionado: F2

9. Abrir Menú “Ejecutar”: Win+R

10. Alternar/Tabular entre ventanas: Alt+Tab

Nota Aclaración: La tecla “Win” es la que es representada por el logo de Windows

Atajos Internet Explorer

1. Agrega automáticamente el prefijo http://www.com a la dirección web, asi que solo necesitariamos ingresar el nombre a secas. Ejemplo: “google +Ctrl+Enter” : Ctrl+ Enter

2. Abrir el diálogo de búsqueda: Ctrl+F

3. Abrir Favoritos: Ctrl+I

4. Para imprimir la página: Ctrl+P

5. Para “Refrescar”, Recargar la página: F5 o Ctrl+R

6. Para cerrar la ventana: Ctrl+W

Atajos Microsoft Office Outlook

1. Crear un Contacto: Ctrl+Shift+C

2. Chequear Ortografia: F7

3. Reenviar el e-mail: Ctrl+F

4. Chequear nuevos mails: Ctrl+M o F9

5. Buscar Texto: F4

6. Enviar mail: Alt+S

7. Nuevo Mensaje: Ctrl+N

Atajos Microsoft Word

1. Crear nuevo Documento: Ctrl+U

2. Abrir Documento: Ctrl+A

3. Guardar Documento: Ctrl+G

4. Imprimir Documento: Ctrl+P

5. Cerrar Word: Alt+F4

6. Maximiza la ventana del Documento: Ctrl+F10

7. Inserta el signo de “Marca Registrada”: Alt+Ctrl+R

Atajos Microsoft Excel:

1. Crear nuevo Documento: Ctrl+U

2. Abrir Documento: Ctrl+A

3. Guardar Documento: Ctrl+G

4. Imprimir Documento: Ctrl+P

5. Cerrar Excel: Alt+F4

6. Maximiza la ventana del Documento: Ctrl+F10